Gerenciar uma transportadora envolve diversos desafios, como otimizar operações, reduzir custos e atender às exigências dos clientes, que estão entre os mais recorrentes.
Por isso, contar com um sistema de gestão eficiente pode ser a chave para superar esses obstáculos e levar sua transportadora a um novo nível de maturidade e desempenho.
Se você busca soluções para aprimorar suas operações, continue lendo este artigo e descubra como implementar ferramentas de gestão pode transformar o controle das suas atividades e aumentar a competitividade do seu negócio no mercado.
O que é e pra que serve um sistema para transporte?
Usar um sistema para transporte, também conhecido como TMS – Transportation Management System, é uma decisão essencial para quem precisa facilitar a gestão da empresa dentro do setor logístico e de transportes.
Afinal, essa é uma ferramenta que integra muitas outras e automatizam, organizam e otimizam processos operacionais e administrativos, ajudando a garantir mais eficiência e controle.
Na prática, esse é um sistema que permite:
Otimizar rotas e entregas:
Um sistema para transporte permite planejar rotas mais rápidas e econômicas, reduzindo tempo e custos com combustível e manutenção dos veículos.
Gestão de frota:
Ajuda no acompanhamento em tempo real da frota, registrando itens como manutenções preventivas, controle de abastecimentos e quilometragem.
Reduzir custos operacionais:
Ao automatizar processos, o sistema também ajuda a diminuir erros manuais e desperdícios, garantindo maior eficiência financeira.
Rastreamento de cargas:
Proporciona visibilidade completa das entregas em tempo real, aumentando a confiança dos clientes e facilitando a comunicação.
Gestão de documentos e compliance:
Organiza e digitaliza documentos como notas fiscais, comprovantes e relatórios, garantindo a conformidade com as normas regulatórias.
Análises e relatórios de desempenho:
Gera relatórios detalhados sobre indicadores-chave (KPIs), identificando gargalos e oportunidades de melhoria.
Atendimento ao cliente mais eficiente:
Otimiza a comunicação com os clientes, uma vez que oferece informações precisas sobre prazos e status das entregas.
A importância do sistema de gestão de transporte
Um TMS é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam agilizar processos logísticos, reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência em todas as etapas do transporte.
Afinal, como destacado no tópico anterior, ele centraliza informações, automatiza tarefas e fornece insights valiosos para uma gestão mais estratégica.
Isso garante entregas mais rápidas, precisas e dentro do prazo, ao mesmo tempo em que melhora a experiência geral oferecida pela transportadora.
Por isso, também impacta no aumento das expectativas dos consumidores e no crescimento da competitividade no setor.
Da mesma forma, o sistema proporciona visibilidade em tempo real das operações, permitindo que gestores acompanhem o status das entregas, monitorem a frota e identifiquem possíveis problemas antes que se tornem críticos.
Principais benefícios de um sistema de gestão
1. Redução de custos
Um sistema TMS impacta em economias significativas ao facilitar rotas, reduzir o consumo de combustível e evitar desperdícios operacionais.
Isso diminui os custos para a empresa e beneficia o cliente final com preços mais competitivos e serviços mais eficientes.
2. Maior colaboração
O TMS também propociona uma melhor integração e comunicação entre todos os envolvidos na cadeia de suprimentos, como fornecedores, transportadoras e clientes.
Isso resulta em processos mais coordenados e elimina gargalos, assegurando uma operação mais ágil e transparente.
3. Atendimento aprimorado ao cliente
Com um sistema de gestão eficiente, as empresas conseguem oferecer uma experiência de entrega mais eficiente, confiável e rastreável.
Isso porque a otimização das operações garante entregas pontuais e precisas, fortalecendo a reputação da empresa no mercado.
Será que a sua empresa realmente precisa de um sistema de gestão?
Para responder a essa pergunta, é fundamental analisar primeiro alguns sinais que indicam falhas ou ineficiências na gestão da sua operação atual.
Por exemplo, sua transportadora tem dificuldades em controlar os custos de combustível, planejar rotas otimizadas, ou enfrenta atrasos frequentes ao realizar entregas?
Além disso, a falta de visibilidade em tempo real da frota ou a dificuldade em acompanhar o status das cargas também são indícios claros de que um TMS pode ser essencial.
Se a sua empresa ainda realiza processos manuais, como o controle de documentos, emissão de relatórios e acompanhamento de entregas, é provável que esteja perdendo tempo valioso e acumulando erros operacionais.
Isso afeta diretamente a eficiência, os custos e, principalmente, a satisfação do cliente, que espera entregas rápidas e transparentes.
Dessa forma, um sistema de gestão de transporte vai muito além de organizar operações: ele automatiza tarefas, reduz desperdícios e oferece ferramentas que permitem planejar as entregas com precisão.
Imagine ter relatórios detalhados sobre consumo de combustível, tempo de viagem, manutenção de veículos e até indicadores de desempenho (KPIs), tudo em um único lugar.
Isso possibilita decisões rápidas e estratégicas, que aumentam a produtividade e ajudam sua empresa a se destacar no mercado.
Ou seja, se você busca mais controle, eficiência operacional e redução de custos, um sistema de gestão é o próximo passo para transformar a forma como sua transportadora opera e elevar sua competitividade.
Quais as diferenças entre TMS, ERP e WMS?
Os sistemas TMS, ERP e WMS têm funções distintas, mas complementares dentro de uma operação logística.
Para entender cada uma delas, confira abaixo:
O TMS é focado na gestão e otimização do transporte, cuidando do planejamento de rotas, cálculo de fretes, rastreamento de cargas e acompanhamento das entregas.
Já o ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema mais abrangente, que integra todas as áreas da empresa, como financeiro, estoque, vendas e produção, garantindo uma visão centralizada dos processos.
Por fim, o WMS (Warehouse Management System) é especializado no gerenciamento de armazéns, com foco no controle do estoque, organização da armazenagem e otimização das operações de recebimento, separação e expedição.
Uma vez integrados, esses sistemas garantem uma operação logística mais eficiente, organizada e competitiva, conectando o armazenamento, a gestão geral e a entrega final ao cliente.
E a diferença entre um TMS e um software emissor?
Como já dito, um TMS é uma solução completa para otimizar a gestão de transporte e aumentar a eficiência logística, enquanto um software emissor é uma ferramenta mais básica, usada principalmente por pequenas transportadoras para cumprir obrigações fiscais.
Se a sua operação precisa de controle estratégico, redução de custos e eficiência operacional, um TMS é a escolha ideal.
Já o software emissor é útil quando o foco é apenas na emissão de documentos obrigatórios, como o CTe e o MDFe.
Como escolher um bom sistema de gerenciamento de transporte?
Para escolher um TMS que atenda às necessidades da sua empresa, é indispensável considerar as necessidades específicas da sua operação, tais como as funcionalidades oferecidas e a capacidade do sistema de agregar valor ao seu negócio.
Alguns dos principais critérios para orientar sua escolha são:
1. Avalie as necessidades da sua empresa
Antes de tudo, identifique os desafios e objetivos da sua operação logística. Algumas das principais perguntas que você deve se fazer são:
- Você precisa otimizar rotas e reduzir custos com combustível?
- Há dificuldades no rastreamento de cargas?
- Sua empresa sofre com erros no cálculo de frete ou atrasos na entrega?
2. Funcionalidades indispensáveis
Um bom TMS deve oferecer funcionalidades essenciais, por exemplo:
- Planejamento e otimização de rotas: reduz tempo, custos e desperdícios.
- Rastreamento em tempo real: proporciona visibilidade da carga e melhora o atendimento ao cliente.
- Gestão de fretes: calcula e compara custos com diferentes transportadoras, facilitando negociações.
- Automação de documentos: emissão de CTe, NFe, manifestos e outros registros essenciais.
- Relatórios e indicadores (KPIs): fornece dados precisos para análise de desempenho e tomadas de decisão estratégicas.
3. Facilidade de uso e integração
Escolha um sistema que seja intuitivo e fácil de usar, com uma interface amigável e que ofereça treinamentos.
Além disso, o TMS deve ser capaz de integrar-se a outros sistemas, como ERP (gestão geral) e WMS (gestão de armazéns), garantindo um fluxo contínuo de informações.
4. Escalabilidade e flexibilidade
O TMS deve ser escalável, ou seja, acompanhar o crescimento da sua empresa sem perda de desempenho.
Por isso, verifique se o sistema pode ser customizado para atender demandas específicas do seu negócio e adaptado às mudanças no mercado.
5. Suporte e treinamento
Verifique se o fornecedor oferece um suporte técnico eficiente e contínuo, além de treinamento para sua equipe.
Afinal, um bom suporte é essencial para a solução rápida de problemas e para garantir que o sistema seja bem aproveitado.
6. Custo-benefício
Analise o custo total de implementação e manutenção do TMS e compare com os benefícios oferecidos.
Para isso, avalie a economia que o sistema pode gerar, como a redução de custos com transporte, aumento da produtividade e melhor satisfação do cliente.
7. Avaliações e reputação do fornecedor
Pesquise a reputação do fornecedor, verifique cases de sucesso e procure por avaliações de outras empresas que utilizam o sistema.
Isso ajuda a garantir que você está adquirindo uma solução confiável e testada no mercado.
Na prática, o sistema de gestão de transportes é uma ferramenta indipensável para empresas que buscam melhorar diversos pontos estratégicos, como redução de custos, eficiência operacional, automatização de processos, experiência do cliente e rapidez na entrega.
Sendo assim, para obter o máximo benefício, é fundamental escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da sua operação, que seja escalável para acompanhar o crescimento do negócio e que permita a integração com outros sistemas, como ERP e WMS, garantindo um fluxo de informações contínuo e eficiente.
