Documentação de transporte: entenda quais você deve conhecer

Começou a operar com transporte de cargas e ainda está se familiarizando com os processos?

Entender quais são os documentos de transporte exigidos em cada etapa da entrega é fundamental para evitar erros na sua operação e garantir que sua carga não fique parada.

Se você ainda tem muitas dúvidas sobre esse assunto, esse conteúdo vai te ajudar! Veja quais são os principais documentos de transporte, quando usá-los e o que você precisa fazer para manter tudo em ordem.

Acompanhe a leitura!

Por que a documentação de transporte é tão importante?

A documentação de transporte de cargas vai além de uma exigência burocrática, ela assegura que tudo esteja dentro da lei e evita impedimentos ao longo do trajeto.

Por isso, cada documento tem uma função específica para cumprir exigências fiscais e tributárias que, se forem ignoradas, podem gerar prejuízos sérios para a empresa.

Assim, além de ser obrigatória por lei, a documentação serve para:

• Evitar multas e retenções em barreiras fiscais e rodoviárias;
• Comprovar a regularidade da carga, o vínculo com o contratante e a natureza do serviço prestado;
• Facilitar a fiscalização eletrônica, uma vez que muitos documentos são emitidos digitalmente e ficam disponíveis para consulta;
• Organizar o fluxo logístico, garantindo rastreabilidade e controle sobre o transporte;
• Proteger a empresa em disputas legais ou problemas com a carga, pois serve como registro oficial da operação.

Ou seja, ignorar qualquer documento pode significar tempo perdido, problemas com a Receita Federal, multas aplicadas pela ANTT ou até mesmo a apreensão do veículo.

Por isso, conhecer a função de cada um e saber exatamente quando e como emiti-los é o primeiro passo para uma operação de transporte eficiente, segura e dentro da lei.

No próximo tópico, listamos os principais documentos que você deve conhecer. Confira:

Principais documentos fiscais exigidos no transporte de cargas

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento obrigatório utilizado para registrar digitalmente as vendas de mercadorias e serviços realizadas por empresas.

Com validade jurídica e assinatura digital do emitente, ela substitui os antigos modelos em papel, como a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A.

Além de cumprir exigências fiscais, a NFe traz vantagens práticas: seu arquivo, no formato XML, pode ser facilmente compartilhado com os destinatários, o que agiliza a conferência das informações no momento do recebimento e reduz o tempo gasto com processos manuais.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é o documento que registra os serviços prestados no transporte de cargas, substituindo os antigos modelos em papel, como o CTRC (rodoviário).

Emitido e armazenado digitalmente, o CTe possui validade jurídica e conta com a assinatura digital do emissor.

Ele é válido para todas as modalidades de transporte e é frequentemente exigido por órgãos de fiscalização para verificar a regularidade da operação.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é emitido pelas transportadoras e empresas carga própria para agilizar o registro em lote dos documentos fiscais e facilitar a fiscalização nas unidades federadas de trânsito.

Armazenado e gerado eletronicamente, ele permite a identificação da unidade de carga, das mercadorias transportadas e de outras informações importantes sobre a operação.

Além de otimizar as obrigações dos contribuintes, o MDFe padroniza os processos fiscais em todo o país por meio de um único documento. Com isso, sua emissão é obrigatória em transportes interestaduais e intermunicipais e sua validade é reconhecida em todos os estados brasileiros.

Documentos auxiliares

Documentos auxiliares são versões simplificadas dos documentos fiscais eletrônicos, criadas com o objetivo principal de acompanhar o transporte da carga durante a viagem.

Eles não substituem o documento fiscal original, mas servem como comprovante para apresentação em fiscalizações e conferência no momento da entrega.

São eles:

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica da NFe e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto até o local de entrega.

Ele permite que todas as partes envolvidas — remetente, transportador, destinatário e fiscalização — tenham acesso ao arquivo digital da nota fiscal.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe)

Assim como o DANFe representa a NFe, o DACTe serve para acompanhar a carga durante o transporte e facilitar a fiscalização nas estradas.

Ele contém as principais informações do CTe, como remetente, destinatário, tipo de carga, valor do frete e o código de barras ou QR Code para consulta digital do documento.

Embora o CTe seja um documento eletrônico, o DACTe é obrigatório durante o transporte, pois funciona como um comprovante físico da operação e permite que fiscais e destinatários tenham acesso rápido às informações essenciais.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe)

O DAMDFe é a versão auxiliar do MDFe que consolida todos os CTes de uma mesma viagem. Ele traz dados como o identificador do veículo, o nome do motorista, a relação dos documentos transportados e mais.

Responsabilidade e segurança

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

O RCTR-C é um seguro obrigatório para empresas e profissionais que realizam transporte rodoviário de cargas.

Ele tem como objetivo proteger o transportador contra prejuízos financeiros causados por danos ou perdas das mercadorias sob sua responsabilidade durante o trajeto.

Esse seguro cobre situações como acidentes com o veículo transportador, incluindo colisões, tombamentos, incêndios e capotagens.

Outros Requisitos

Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)

É um documento obrigatório que comprova que todas as obrigações legais relacionadas ao veículo estão em dia, como o pagamento de IPVA, seguro obrigatório e eventuais multas.

Ele é indispensável para a autorização do transporte de cargas e precisa estar sempre atualizado. O CRLV garante a circulação legal do veículo nas estradas, funcionando como uma comprovação de que não há pendências junto aos órgãos de trânsito.

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

É gerado pelo sistema eletrônico da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) sempre que é feito um cadastro para a realização de um serviço de transporte de cargas.

Ele funciona como um comprovante da contratação do frete por parte do embarcador e da remuneração devida ao transportador.

Além disso, o CIOT é utilizado para consultar as operações de transporte e verificar se há pendências ou irregularidades.

Averbação de cargas

A averbação de cargas é um procedimento para quem deseja garantir a cobertura do seguro de transporte e evitar prejuízos financeiros.

Na prática, ela envia à seguradora os dados das notas fiscais e as características das mercadorias embarcadas, antes do início do transporte.

Com isso, é gerado um protocolo que serve como comprovação de que a carga está segurada, garantindo que, em caso de sinistro, a apólice cubra os danos.

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