Cancelamento de MDFe encerrado: é possível realizar?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, também conhecido como MDF-e, é um documento fiscal obrigatório para quem transporta cargas no Brasil, sendo exigido por diferentes perfis de empresas.

Por isso, entender como funciona sua emissão, encerramento e demais obrigatoriedades é essencial para evitar problemas e se manter em dia com a fiscalização.

Neste post, reunimos as principais informações, inclusive se é possível fazer o cancelamento do MDFe encerrado. Acompanhe para saber mais.

O que é MDFe e quando utilizá-lo?

O MDFe é o documento que consolida as informações de outros documentos fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Por isso, esse documento deve ser emitido em casos de:

• Transporte de duas ou mais NFes (ex: transportador autônomo ou empresa que emite NFe própria).
• Transporte de dois ou mais CTes (ex: transportadora que presta serviço para terceiros).
• Em operações intermunicipais e interestaduais;
• Transbordo, redespacho ou subcontratação;
• Substituição de veículo, motorista ou contêiner;
• Inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal na operação.

Se você vai transportar carga com mais de um documento fiscal, o MDFe é obrigatório. Sem ele, você pode ser multado e até ter a carga retida.

Mas, afinal, é possível fazer o cancelamento de um MDFe encerrado?

Não. A legislação não permite o cancelamento de um MDFe encerrado. Isso porque, ao encerrar o documento, você está informando ao fisco que o transporte da carga foi finalizado. A partir desse momento, nenhuma alteração ou cancelamento é mais permitido.

Qual a diferença entre encerramento e cancelamento de um MDFe?

Embora tenham nomenclaturas parecidas, o encerramento e o cancelamento do MDFe são ações totalmente diferentes:

Encerramento do MDFe

Quando um MDFe é encerrado, isso significa que foi comunicado à Sefazque o transporte foi finalizado e que a carga chegou ao seu destino com sucesso.

Em uma operação de transporte, esse procedimento é obrigatório e deve ser feito logo após a entrega, pois, sem o encerramento, há o entendimento que a carga ainda está em trânsito, impedindo a emissão de novos MDFes com o mesmo veículo.

Ou seja, sempre que a operação de transporte finaliza, é necessário encerrar o MDFe no seu sistema emissor.

Cancelamento do MDFe

Já o cancelamento do MDFe deve ser realizado quando esse documento for emitido com erro e, por isso, não há possibilidade de utilizá-lo.

Entretanto, para realizar essa ação, é preciso entender que há regras:

• o cancelamento pode ser feito até 24 horas após a emissão, dependendo do estado;
• só é possível cancelar se o Manifesto caso ele ainda não tenha sido encerrado;
• serve para corrigir dados errados antes de seguir com o transporte.

É possível cancelar MDFe após 24 horas?

A resposta para essa pergunta depende do motivo pelo qual o CTe ou a NFe precisa ser cancelado.

Se o erro estiver apenas no MDFe, mas o prazo de cancelamento já tiver passado, uma alternativa é encerrar o MDFe com erro e emitir outro com as informações corretas.

Mas, é preciso ter atenção, pois nesse caso não é possível cancelar documentos fiscais vinculados a ele, como CTes ou NFes já utilizados.

Por outro lado, se o erro estiver no CTe vinculado, existem algumas opções, dependendo do tipo de correção necessária:

CTe de Complemento (utilizado quando o valor informado no CTe ficou abaixo do correto) ou CTe de Substituição (quando o valor ficou acima do correto ou há erro no pagador do frete).

Carta de Correção Eletrônica: corrige informações básicas, como peso da carga, dados de endereço, entre outros — desde que não envolvam valores ou dados fiscais principais.

Cancelamento Extemporâneo: é o cancelamento feito após o prazo oficial, geralmente com a ajuda do contador. Mas, para isso, o MDFe também não pode estar encerrado, já que as regras são as mesmas do cancelamento padrão no transporte rodoviário.

Quais são as consequências de não cancelar ou encerrar um MDFe corretamente?

Não cancelar ou encerrar um MDFe da forma certa pode resultar em uma série de problemas para você, transportador.

No caso do cancelamento, por exemplo, se o documento foi emitido com erro e não for cancelado dentro do prazo legal, ele continua como válido para o fisco, acarretando inconsistências para a contabilidade e até multa.

Já nos casos do encerramento, o sistema entende que a carga ainda está em trânsito, o que impede a emissão de novos mManifestos com o mesmo veículo ou motorista. Isso, além de gerar pendências que podem ser detectadas em uma fiscalização, pode atrasar prazos de entrega e atrapalhar a organização de gestão dos documentos.

Ou seja, não realizar esses eventos da forma correta, só impacta em prejuízos para a sua operação. Então, o bom mesmo é evitar complicações na hora de emitir o MDFe.

Você tem problemas em relação a isso? Confira as dicas que separamos no tópico abaixo.

Dicas para evitar erros na emissão do MDFe

Algumas dicas práticas podem fazer toda a diferença na hora de emitir documentos como o MDFe. São elas:

• Revise todos os dados antes da emissão:

Conferir dados, como a placa do veículo, nome do motorista e percurso da viagem é indipensável. Afinal, essas são algumas das informações mais importantes que contêm um MDFe.

E é aí que um bom emissor pode fazer toda a diferença. O Hivecloud MDFe, por exemplo, oferece o preenchimento automático de dados. Com os dados já salvos no sistema, nosso emissor preenche automaticamente informações da sua transportadora, deixando o processo mais ágil.

• Fique atento aos prazos legais:

Respeite os prazos legais para emissão dos Manifestos, assim como para encerrá-los ou cancelá-los. Nesse momento, caso surja alguma dúvida, o ideal é sempre você contar com o apoio de uma contabilidade de confiança e um sistema que ofereça suporte 24h.

• Use um sistema emissor confiável:

Usar um sistema atualizado com todas as regras da Sefaz faz toda a diferença para evitar erros fiscais. Além disso, é importante que esse emissor armazene todos os manifestos de cargas emitidos de forma segura, com backup automático e fácil acesso aos documentos.

Especialmente porque a legislação exige o armazenamento mínimo de 5 anos de cada documento emitido.

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